Le Groupe Ramsay Santé est leader de la santé privée en France et en Europe avec plus de 400 hôpitaux et centres médicaux. Présent sur tout le parcours de soin : médecine, chirurgie, maternité, soins de réadaptation et santé mentale, il place la santé de ses 12 millions de patients annuels ainsi que le bien-être de ses 38 000 collaborateurs et 9 300 praticiens libéraux au centre de ses préoccupations. « Entreprise à mission », Ramsay Santé œuvre à améliorer la santé en innovant constamment, plaçant l'impact social et environnemental au cœur de ses actions. La Clinique des Trois-Cyprès est un établissement de 160 Lits et places sous forme d’hospitalisation à temps complet et à temps partiel de J/N. L’établissement est situé à la penne-sur-Huveaune en périphérie de Marseille et bénéficie d’une situation géographique proche de la nature. La Clinique des Trois Cyprès offre des soins spécialisés en santé mentale infanto-juvéniles, jeunes adultes et adultes, et propose à ses patients une prise en charge globale, coordonnée et personnalisée au sein et en dehors de l’établissement mais également au sein des infrastructures de la ville (médiathèque, salle d’omnisport …). Les prises en charge proposées, s’appuient sur des activités thérapeutiques sous forme d’ateliers collectifs et de suivis individuels.
Le/la Secrétaire Admission assure une gestion rigoureuse du parcours administratif du patient de sa préadmission à sa sortie. Il/elle applique les bonnes pratiques d’identitovigilance et de complétude du dossier administratif. Il/elle contribue à assurer la pérennité financière de l'établissement en suivant précisément les prestations fournies aux patients. Cela inclut le contrôle des dossiers administratifs, la gestion des acomptes et des provisions. En collaborant avec différents services, il/elle maintient la fiabilité, l'efficacité du parcours médico-administratif du patient ainsi que sa satisfaction en assurant une fluidité de traitement des informations. Ses missions principales s’articulent autour de 3 axes : - Le/la Secrétaire Admission constitue et contrôle l’exhaustivité du dossier patient. Il/elle veille à appliquer l’ensemble des bonnes pratiques administratives et constitue le dossier de préadmission en conformité avec les directives établies. Il/elle récupère et intégre au dossier les pièces constitutives, en signalant tout blocage éventuel. Il/elle assure les contrôles et règles d’identitovigilance, réalise les demandes de prise en charge et en assure le suivi. Il/elle établit les devis et contrats d'engagement patient, les explique au patient et recueille sa signature. Il/elle transmet au patient toutes les informations règlementaires nécessaires. Il/elle assure la complétude du dossier de la préadmission jusqu'à la sortie du patient. Il/elle saisit les prestations hôtelières servies en vue de la préparation de la préfacture. Il/elle prépare la sortie du patient en vérifiant le mode de sortie, la date et l'heure prévus, ainsi que l'exhaustivité des prestations hôtelières et la couverture assurée. Il/elle édite les bulletins de situation, les fait signer et les intègre à l'original du dossier administratif. Il/elle remet au patient les documents liés à sa sortie. - Le/la Secrétaire Admission coordonne les admissions et communication patient dans son périmètre. A ce titre, il/elle assure un accueil chaleureux et une orientation efficace du public, en veillant à la satisfaction des patients. Il/elle est le lien entre les différents services impliqués dans le parcours des patients et sait répondre aux questions des patients et les orienter si nécessaire vers les services appropriés. Il/elle transmet toutes les informations pertinentes à sa hiérarchie, aux cadres (numéro d'Assurance Maladie du patient, situations exceptionnelles, etc.). - Le/la Secrétaire Admission participe à la gestion commerciale de son périmètre. Il/elle contribue à la vente des chambres particulières en effectuant les demandes de prise en charge auprès des mutuelles, en analysant les garanties de l'accord de prise en charge et en informant le patient. Il/elle recueille les préférences hôtelières du patient, assurer leur mise en place et les enregistrer dans les systèmes d'information (wifi, téléphone, télévision, restauration, chambre particulière, etc.). Il/elle contrôle et met à jour quotidiennement les prestations de confort selon les changements de services ou de chambre. Il/elle applique les procédures de demande de remises lorsque nécessaire. Au-delà des missions listées ci-dessus, le/la Secrétaire Admission participe activement à maintenir l’efficience du pôle administratif de la clinique, notamment en assurant des renforts ponctuels ou formation sur tout ou partie des missions des membres de l’équipe administrative.

Compétences techniques : • Maîtrise des systèmes d'information de gestion administrative • Connaissance des processus administratifs du secteur de la santé / dossiers administratifs des patients • Connaissance de la nomenclature des prestations hôtelières • Connaissance des règles d’identitovigilance. Compétences organisationnelles : • Capacité à prioriser les tâches et à gérer efficacement son temps • Capacité à être attentif aux détails et à assurer l'exactitude des informations dans les dossiers administratifs • Capacité à s'adapter rapidement aux changements dans les processus et dans les réglementations • Capacité à travailler avec des délais contraints tout en maintenant des standards élevés de qualité et de précision dans la tenue des dossiers administratifs • Respect des normes éthiques et des règles de confidentialité dans le traitement des informations administratives des patients. Compétences relationnelles : • Collaboration efficace avec différents services et départements pour garantir la fluidité du processus de prise en charge administrative patient • Capacité à transmettre des informations de manière précise et compréhensible aux patients et aux différentes parties prenantes • Sensibilité aux besoins et aux préoccupations des patients, fournissant un service client de qualité • Capacité à résoudre les problèmes et à traiter les litiges.